Авг
13

Автоматизация взыскания. Можно сэкономить

1с

В условиях активного экономического роста многие компании старались получить кредиты с запасом, в надежде покрыть их с учетом постоянно растущих оборотов.

Такая же ситуация и с частными лицами – постоянный рост доходов приводил к привычке жить «в долг», безответственному отношению в получении кредитов. Банки также не стремились быть излишне щепетильными в проверке кредитоспособности, чтобы не отстать от конкурентов. В результате образовалось огромное количество «плохих долгов». Наступивший кризис выявил и обострил эту проблему. По данным, приводимым Германом Грефом, темпы роста просроченной задолженности составляют порядка 20% ежемесячно и “месяц от месяца ускоряются” (Риа-Новости). Очередная волна кризиса, связанная с ростом просроченной задолженности ожидается осенью. При этом сложность взыскания такой задолженности существенно возрастает. Если ранее многие должники не платили просто потому, что не хотели платить, то теперь к ним присоединились должники, платить которым, зачастую, просто нечем. В результате расходы коллекторских агентств по сбору задолженности будут возрастать. Как никогда встает вопрос об оптимизации, повышении эффективности взыскания.

В разных подразделениях коллекторского агентства разные «узкие места». Для Call-центра (soft collection) – это проблема обучения сотрудников, обеспечение их загрузки теми заданиями, которые дадут наибольшую отдачу, а также контроль выполнения работы. Для организации встреч с должниками (hard collection) необходим «логистический» подход – составление оптимальных маршрутов выездных сотрудников увеличивает количество проводимых ими мероприятий в день. Для сотрудников судебного производства, претензионной работы (legal collection) – очень важно эффективно организовать подготовку «бумажных» документов.

Также необходим общий контроль над ведением процесса взыскания. В случае большого объема задолженности в работе становится актуальным составление типовых схем взыскания и применения разных схем в соответствии с особенностями долга. Такие схемы могут работать подобно конвейеру Генри Форда и направлять действия исполнителя от одной операции к другой.

Для каждой из этих проблем часть решения лежит в выборе системы автоматизации. Профессиональное программное обеспечение должно помогать в решении этих, а также многих других проблем, избавлять рядовых сотрудников от рутинной работы и давать руководству эффективные инструменты управления и оперативного контроля. Основные требования к системе автоматизации можно сформировать так:

1. Повышение объема переданной задолженности в расчете на одного сотрудника, с которой возможна эффективная работа

2. Быстрая окупаемость

3. Легкая интеграция в бизнес-систему заказчика

Это три главных элемента, на которые должны обращать внимания руководители коллекторских агентств перед принятием решения о внедрении той или иной системы. Конечно, следует принимать во внимания и функциональные особенности, которые во многом смогут повлиять на принятие или непринятие системы конечными пользователями. Чем удобней будет для них система, чем интуитивно понятнее интерфейсы, тем меньше будет скрытое (а иногда и открытое) противодействие со стороны пользователей. Противодействие пользователей внедрению, зачастую недооценивается руководителями и может происходить в результате следующего:

* боязнь нового и неведомого – страх перед изменениями;

* недостаток информации о внедряемой системе;

* отсутствие у сотрудников необходимых навыков.

В крайнем случае, это может привезти к саботированию процесса внедрения. Поэтому так важно донести все преимущества, которые получит каждый сотрудник после внедрения системы. Необходимо ответственно подойти к процессу обучения сотрудников, обязательно запланировать на это необходимое время, причем работа во время обучения должна осуществляться на конкретном примере повседневной деятельности сотрудника. Определите и постарайтесь убедить в первую очередь «лидеров мнений» – сотрудников пользующихся авторитетом в своем подразделении, не боящихся перемен и обладающих достаточным уровнем компьютерной грамотности.

Обязательно оцените, какие инструменты для принятия решений и оперативной деятельности предлагает внедряемая система для руководителей среднего звена. Какие возможности предоставляет система по управлению загруженностью сотрудников? Существует ли механизм автоматического распределения долговых обязательств полученных в работу? Что система предлагает для отслеживания изменяющихся показателей? Такими данными могут, например, являться поступившие оплаты или сроки нахождения в отделе. Насколько полна система отчетности? Есть ли в ней информация по погашению задолженности, проведенным мероприятиям, состоянию по судебному и исполнительному производству?

Помимо этого, подумайте, как система будет взаимосвязана с внешним миром, как данные (например, о задолженности и платежах) будут попадать в систему. Сколько усилий нужно потратить, чтобы в обычном режиме загрузить данные о должниках? Имеются ли механизмы, позволяющие быстро перенастроить систему в случае изменения формата банком или появлением нового клиента?

Не забывайте про документы. Внедряемый продукт должен предусматривать средства для гибкой настройки и создания необходимого набора печатной документации (претензионных писем, судебных документов и др.). Узнайте, сколько средств и времени потребуется, если будет нужно изменить пару предложений в создаваемом печатном документе. Можно ли это будет сделать самостоятельно или необходимо будет обращаться к внедренцу?

Для владельцев и руководителей организаций крайне важно в новых условиях оптимизировать стратегию взыскания. Для этого система должна предоставить всю необходимую информацию как по структуре задолженности, переданной коллекторскому агентству, так и эффективности работы с ней, в том числе в разрезе отделов и сотрудников. Естественно для этого потребуется инструменты для объединения по каким либо показателям задолженности в группы для описания методов работы с такими группами и последующим анализом результатов. Обратите внимание, насколько гибок этот механизм. Жестко ли задан список параметров, на основании которых может быть осуществлен скоринг или руководитель будет иметь возможность самостоятельно создать свой набор таких параметров. Присутствуют ли инструмент для оценки портфеля задолженности?

Таким образом, можно сформировать общие требования к функционалу:

1. Инструменты предоставляющие возможность получить аналитическую информацию об эффективности работы с задолженностью в частности и эффективности работы компании в целом (скоринг, система отчетности и т.п.)

2. Удобная рабочая среда для пользователей (автоматизированные рабочие места, удобные интерфейсы и средства поиска и т.д.)

3. Инструменты для осуществления управленческой деятельности (например, система распределения долговых обязательств по сотрудникам)

4. Средства обмена данными с «внешним миром»

Будем надеяться, что эти рекомендации смогут вам помочь в принятии правильного решения в выборе системы автоматизации

Авг
13

Налоговый учет с 1С прост и понятен!

1с

Поговорим еще раз о налоговом учете, вернее о расчете налога на прибыль в бухгалтерском учете. Все организации (за исключением бюджетных, страховых и субъектов малого предпринимательства) обязаны применять в учете Положение по бухгалтерскому учету 18/02 «Расчет по налогу на прибыль».

Но на практике большинство бухгалтеров «бояться» применять это ПБУ и пытаются сблизить данные бухгалтерского учета с данными налогового учета, чтобы затем не разбираться с разницами. На самом же деле все не так уж и сложно, если грамотно подойти к изучению этого вопроса. Учет ПБУ 18/02 особенно прост, если его вести в программе «1С:Бухгалтерия 8».

Для того, чтобы программа автоматически рассчитывала данные по налогу на прибыль в соответствии с нормами ПБУ 18/02 необходимо в учетной политике установить флаг «Применяется ПБУ 18/02 «Расчет по налогу на прибыль»» и заполнить регистр сведений «Ставки налога на прибыль».

Далее при проведении документов с указанием статьи затрат или статьи прочих доходов и расходов не принимаемых для целей обложения налогом на прибыль, будут создаваться проводки по виду учета «ПР».

А при проведении документов, в которых суммы доходов (расходов) в бухгалтерском и налоговом учетах отличаются, в связи с разными способами признания доходов (расходов), на сумму этих разниц будут образованы проводки с видом учета «ВР».

При проведении документа «Закрытие месяца» с отраженным флагом «Расчеты по налогу на прибыль (ПБУ 18/02)» будут сформированы на разницы проводки по образованию (погашению) отложенных налоговых активов и обязательств, а также постоянных налоговых обязательств (активов).

И вот здесь начинается самое интересное… Как проверить правильно ли программа рассчитала разницы? Начнем.

Первым этапом Вам необходимо проверить все доходы и расходы. По каждому счету в программе соблюдается равенство БУ= НУ+ПР+ВР. Для проверки достаточно сформировать два отчета, например, оборотно – сальдовую ведомость по бухгалтерскому учету и оборотно – сальдовую ведомость по налоговому учету без указания вида учета. Или можно воспользоваться отчетом «Анализ состояния налогового учета», в котором доходы и расходы сгруппированы по классификационным признакам в разрезе видов учета БУ, НУ, ПР, ВР и проверяется соблюдение равенства БУ= НУ+ПР+ВР, в случае не соблюдения, отчет выводит ошибки и документы, которыми они сформированы. Чаше всего встречаются следующие ошибки:

1. В документе «Операция, введенная вручную» не заполнили закладку «Налоговый учет»

2. В каких –либо документе не установили флаг «Отразить в налоговом учете»

3. В документе установили флаг «Ручная корректировка» исправили сумму в бухгалтерском учете, а в налоговом учете забыли.

Вторым этапом проверяем прибыль, если доходы и расходы идут, то и прибыль идет. Но это совсем не значит, что идет налог на прибыль по данным бухгалтерского и налогового учета (что требуется согласно нормам ПБУ 18/02). Для проверки прибыли в расчет берется счет 99 «Прибыли и убытки».

А для начисления отложенных налоговых активов и обязательств в расчет берется место возникновения разницы. Т.е если разница возникла при разных способах начисления амортизации, то для начисления отложенного налогового обязательства будут анализироваться временные разницы, образованные на счете 02 «Амортизация ОС», если в способе списания спец. одежды – на счете 10.11 «Спец. одежда в эксплуатации» и т.д. Если разницы сформированы правильно, то сумма разниц на счетах 02, 10, и др. должна быть равна временным разницам на счете 99 «Прибыли и убытки».

Чаще всего встречаются следующие ошибки:

1. Опять «ручки» (все проблемы от ручных корректировок!), т.е. ручные корректировки по кредиту счета 10.11 откорректировали вид учета, например, ВР, а по дебету счета 20, 25,26,23 оставили НУ, соответственно, отложенные налоговые активы или обязательства начислены будут, а на счет 99 временные разницы не «дойдут».

2. Аналогично с документом «Операция, введенная вручную» – налоговый учет не требует принципа двойной записи, отразили временную разницу по кредиту счета 02, а корреспондирующий счет не указали.

С постоянными разницами проще они возникают на затратных счетах и на них начисляются, например, на счете 91, 20,26. Здесь ошибок практически не возникает.

Третьи этап. Проверяем текущий налог на прибыль: для этого сумму на счете 99 по налоговому учету умножаем на ставку налога на прибыль и получаем текущий налог по данным налогового учета. Сумму по бухгалтерскому учету по счету 99 умножаем на ставку налога на прибыль, прибавляем сумму временных разниц по счету 99, умноженную на ставку налога на прибыль, и прибавляем постоянные разницы по счету 99, умноженные на ставку налога на прибыль, и должны выйти на сумму налога на прибыль по данным налогового учета. И все это можно проверить при помощи одного отчета «Анализ состояния налогового учета»!

Отложенные активы и обязательства формируются в программе в разрезе групп активов и обязательств: основные средства, готовая продукция, материалы, незавершенное производство и т.д., а образование разниц по объектно можно просмотреть в отчете «Справка-расчет постоянных и временных разниц». В этом отчете проводки по формированию отложенных налоговых активов и обязательств, а также постоянных налоговых обязательств и активов отражаются развернуто, а в форму 2 «Отчет о прибылях и убытках» попадают свернуто, прошу это учесть при сверке отчетности.

Авг
13

Финансовый расчет – инструмент агрегирования и компоновки разнородных данных в одном отчете

1с

Многие бухгалтеры и сотрудники финансовых подразделений сталкиваются с тем, что стандартные отчеты типовых конфигураций «1С: Предприятия 8» не всегда удовлетворяют их потребности в аналитической информации.

Стандартные отчеты не позволяют соединить в одном отчете информацию сразу из нескольких разделов учета, тогда как данные, необходимые для анализа деятельности компании, обычно имеют разнородный характер.

Наконец, пользователи хотят не только видеть информацию о продажах, покупках или движениях денежных средств, которая показывает деятельность компании, но и оценивать успешность ведения бизнеса: рассчитывать различные финансовые коэффициенты, сравнивать реальные показатели с нормативными значениями и пр.

Программный продукт «Финансовый расчет», разработанный компанией «РГ-Софт», призван помочь пользователям систем «1С: Предприятие 8» в создании произвольных отчетов в пользовательском режиме.

Функциональные особенности

Функциональность «Финансового расчета» позволяет

* получать в отчете данные из любых источников накопления информации в системах «1С: Предприятие». Источниками данных для «Финансового расчета» могут быть любые регистры бухгалтерии, регистры накопления и периодические регистры сведений, присутствующие в системе «1С: Предприятие». «Финансовый расчет» может быть использован в типовых конфигурациях фирмы 1С: Бухгалтерии, Управлении Торговлей, УПП.

* выводить в отчет произвольные показатели, рассчитанные на основании данных «1С: Предприятия». Пользователь «Финансового расчета» может самостоятельно настраивать формулы расчета показателей, используя при этом арифметические операции (а в будущем и более сложные), функции минимума и максимума, числовые коэффициенты.

* настраивать перечень строк, которые будут представлены в отчете, и выводить их в желаемом порядке. Сходные по своему содержанию строки создаваемых отчетов могут быть объединены в группы, которые представляются в отчете в виде группировок.

* получать данные не только за период отчета в целом, но и в разрезе произвольных интервалов. В настоящее время «Финансовый расчет» поддерживает разбиение периода отчета на дни, недели, месяцы, кварталы и годы.

* анализировать абсолютные и относительные (в процентах) изменения показателей отчета по интервалам развертки. В «Финансовом расчете» можно вывести отклонения значения текущего интервала от значения предыдущего интервала и от значения первого интервала периода отчета.

* сохранять для дальнейшего использования не только структуру, но и наполнение отчета. Структура отчета (его шаблон) хранится в справочнике «Строки финансового расчета». Построенный отчет со всеми рассчитанными показателями можно сохранить, а потом снова использовать самому, либо передать коллегам. Это крайне полезно, если отчет имеет сложную структуру и строится продолжительное время.

Пример создания отчета

Предположим, что компания «Главторгсбыт» была основана в апреле 2006 года и с момента основания активно развивается, прибыль компании растет, увеличивается штат сотрудников. В конце 2007 года финансовый директор оценивает эффективность бизнеса компании, и в частности хочет получить данные о прибыли в расчете на одного сотрудника.

Для предоставления ему такой информации, в первую очередь, создадим новый шаблон отчета: заведем новый элемент справочника «Финансовые расчеты» и назовем его «Прибыль на одного сотрудника».

Следующий шаг – создание источников получения информации. Для этого в «Финансовом расчете» предназначен справочник «Источники данных для расчетов».

Прибыль на одного сотрудника может быть рассчитана как

([Выручка за период]- [Затраты за период])/[Количество сотрудников]

Для того чтобы посчитать этот финансовый показатель нам необходимо знать выручку и затраты компании, а также среднюю численность сотрудников. С первыми двумя параметрами проблем нет – они могут быть получены из «1С: Предприятия» (из регистров управленческого учета), а вот данных о численности сотрудников в базе компании нет.

Специально для таких случаев, когда данные для проведения расчетов не могут быть получены из системы, в «Финансовом расчете» предусмотрен регистр сведений, в который записывается отсутствующая, но необходимая информация. Данные о численности сотрудников нам предоставит HR-отдел, и мы сохраним их в системе.

Для всех параметров, участвующих в расчете прибыли на одного сотрудника (выручка, затраты и численность сотрудников), создадим элементы справочника «Источники данных для расчетов».

Отметим, что бизнес компании «Главторгсбыт» имеет особенность, которая состоит в том, что продажи текущего месяца определяются затратами прошлого месяца. Поэтому, для того чтобы корректно рассчитать прибыль, необходимо учитывать смещение во времени. «Финансовый расчет» предусматривает случаи такого рода: в источнике данных «Затраты за период» необходимо указать смещение на один месяц назад.

На третьем шаге заполним структуру нового отчета. Нам понадобятся следующие строки:

* Прибыль в расчете на одного сотрудника

* Выручка за текущий период

* Затраты за прошлый период

* Численность сотрудников компании

Для каждой из необходимых нам строк создадим элемент справочника «Строки финансового отчета» и укажем в нем правило расчета строки (показатель источника данных или формулу расчета на основании других строк).

В нашем случае для строк 2-4 необходимо указать показатели соответствующих источников данных (созданных на предыдущем шаге), а для строки 1 формулу расчета: [Строка 2]-[Строка 3]/[Строка 4]. В отчете финансовый директор хочет видеть только интересующее его значение прибыли на одного сотрудника, подноготная расчета ему неинтересна, поэтому для всех строк, кроме первой, снимем галку «Выводить в отчет».

Теперь отчет готов к использованию. Финансовый директор открывает форму «Финансовый расчет», указывает период, за который он хочет получить информацию о прибыли (например, май 2006 года – декабрь 2007 года), желаемую временную детализацию (например, по кварталам), нажимает на кнопку «Сформировать» и получает интересующие его значения прибыли на одного сотрудника.

Из отчета видно, что, начиная со 2-го квартала 2007 года, прибыль компании в расчете на одного сотрудника постоянно снижается. Эта информация наверняка заинтересует директора по персоналу. Для того чтобы он смог ее увидеть, сохраним построенный нами отчет, нажав на кнопку «Сохранить», расположенную на верхней командной панели формы отчета. Директор по персоналу увидит сохраненный нами отчет, нажав в форме «Финансовый расчет» на кнопку «Восстановить» и выбрав нужный отчет из списка.

Описанный выше пример наглядно демонстрирует основные достоинства «Финансового расчета», к которым можно отнести следующее:

* возможность сбора информации из различных источников;

* возможность произвольной компоновки информации, выводимой в отчет;

* возможность представления выводимой в отчет информации в удобном для пользователя виде.

Отметим также, что отчеты, создаваемые с помощью «Финансового расчета», ориентированы на получение агрегированной, а не детальной информации. Например, не получится создать отчет, показывающий рентабельность продаж в разрезе контрагентов: для каждого из них придется создавать группу строк расчета рентабельности, задавать источники получения информации – уже при нескольких десятках контрагентов это очень трудоемкая задача.

Получение детальной информации в отчетах, созданных с помощью «Финансового расчета», возможно через механизм расшифровки. При этом значения строк, получаемых из источников, расшифровываются с помощью типовых отчетов «1С: Предприятия», а для строк, рассчитываемых по формулам, предусмотрена специальная форма, где можно увидеть формулу расчета и значения параметров, участвующих в расчете.

Авг
13

Не откладывайте на завтра то, что нужно сделать уже сегодня

1с

Несколько лет работая в сфере автоматизации бухгалтерского и налогового учета, волей-неволей начинаешь замечать типичные ошибки в подходе пользователей при выборе программного обеспечения и дальнейшей работе с ним. Помимо того, что клиенту постоянно приходиться доказывать то, что цены на продукт у всех фирм-франчайзи одинаковые, никто в серьез не воспринимает ту помощь, которую хочешь предложить.

Возьмем, к примеру, обычную небольшую организацию. Купили коробку — и встали.

При первых же трудностях начинает разыгрываться один из 2х известных нам вариантов:

1. Начинают беспощадно ругать программу, рвать волосы на голове и пытаются забыть тот день, когда решились на покупку.

2. За любые деньги готовы вызвать «Программиста одиэсника», который все сделает. Не желают сами даже немного вникнуть в суть вопроса и разобраться.

Наш самый главный вопрос, ответ на который мы не можем найти до сих пор, – ПОЧЕМУ? Почему, делая покупку, мало кто из клиентов прислушивается к рекомендациям специалистов франчайзи???Никто и слушать не желает о проведении моделирования, обучения. Почему даже покупка книги в дополнение для самостоятельного изучения у многих вызывает бурные эмоции. А потом вы готовы платить в 2-3 раза больше за 1 час консультаций!!!

И это только самый примитивный пример.

Я не хочу, чтобы кто-то из вас воспринимал мою статью как агитацию, но если вы прислушаетесь, возможно в будущем исключите большинство своих проблем, как материальных, так и проблемы со временем! Ошибочно думать, что целью нашей работы является «раскрутить» клиента. На сегодняшний день работы столько, что никто лишний раз не может отвлечься на «еще одну, супер срочную» заявку. Даже не представляете, как радуются наши специалисты, когда клиент, звонивший утром и умоляя решить его проблему, перезванивает к обеду и говорит, что ничего не надо, они сами нашли ошибку и исправили ее! Да, и такое бывает!

Особенное внимание сегодня, почему-то, мне хочется уделить организациям, чей учет не так-то и прост. Довольно часто обращаются с вопросом: «А может ли ваша восьмерка и зарплату и себестоимость считать, а еще у нас рыбное производство и особенные условия хранения, транспортировки и т.п. А ВЫ даже не представляете, как все у нас сложно!»

Еще бы! Если вы это все на бумаге ведете, или в лучшем случае Excel.

Хочется сказать, что в программах «1С:Предприятие 8» реализовать можно любую вашу прихоть. Пусть вас не пугает, что первоначально вы потратите энную сумму на доработку, однако в последствии тот положительный эффект, что будет достигнут благодаря рациональному использованию программы, снижению издержек на заработную плату, сокращение рабочего времени, превзойдет все ваши первоначальные траты и окупится в несколько раз!

При максимальном использовании возможностей типового программного продукта и для вашей организации в частности, может потребоваться ряд доработок, связанных со спецификой процессов учета предприятия, с необходимостью предоставления определенной аналитики для управленческого учета.

Основные учетные схемы, которые могут потребовать доработки:

- Бухгалтерский учет розничных торговых операций и расчетов в розничной торговле;

- Распределение входного НДС и формирование книги покупок с учетом выпуска льготируемой продукции и продукции, производимой на экспорт;

- Учет и распределение затрат вспомогательных цехов;

- Учет затрат основного производства и формирование себестоимости – доработки системы подготовки и перераспределения производственных затрат с использованием типового механизма формирования себестоимости.Кроме этого в системе возможно настроить операции по обмену данными с другими системами учета;

- Обмен данными с системами «Банк-клиент» ежедневно;

- Осуществление загрузки данных из программы производственного учета Заказчика об остатках незавершенного производства на конец каждого месяца.

Еще одна рекомендация — НЕ ЭКОНОМЬТЕ НА ВНЕДРЕНИИ! Проведите моделирование бизнес-процессов.Модель – это пример, из которого можно понять принцип работы программного продукта конкретно на примере вашей организации. Нашими специалистами будет разработана система учета именно под специфику Вашего предприятия, в которой будет прокручен весь цикл производства. Моделирование исключает большинство последующих проблем и вопросов,поэтому не пренебрегайте советами и уделите этому особое внимание.

Не откладывайте на завтра то, что нужно сделать уже сегодня!

Авг
13

Внедрение — на ошибках учимся…

1с

«Умные учатся на чужих ошибках» – на мой взгляд, это философская тема. Некоторые говорят, что пока своих шишек не набьешь, ничего не поймешь, а некоторые все-таки стараются извлечь что-то полезное из чужого опыта. Я надеюсь, что эта статья поможет избежать многих ошибок компаниям, собирающимся внедрять программные продукты «1С».

Процесс внедрения, на первый взгляд, выглядит очень просто – «купили – установили». Но на самом деле, это определенная последовательность шагов, каждый из которых очень важен. И не потому, что это чья-то прихоть, а потому, что эти шаги стали результатом чужого опыта, это предостережение от совершения своих ошибок, это универсальная схема, которая может применяться любой организацией. Итак, какие же это шаги?

Шаг 1. Выбор программного продукта. В-первую очередь после принятия решения об автоматизации учета, необходимо проконсультироваться со специалистами и выбрать подходящий программный продукт. Выбор продукта будет зависеть от целей автоматизации, специфики отрасли, размеров организации и других важных факторов. Казалось бы, что сложного – выбрать программу? Оказывается, многих последующих ошибок и неудобств можно избежать, если на первом этапе правильно выбрать программный продукт.

Шаг 2. Моделирование. Если пропустить этот этап, то можно сэкономить немного денег … Сначала … Но потратить огромную уйму впоследствии … Я считаю, что это самый важный шаг, потому что от правильного моделирования будет зависеть вся дальнейшая работа по исправлению ошибок. Модель – это информационная база, в которой смоделирован 1 месяц работы конкретной организации, автоматизирующей учет. Модель создается индивидуально для каждого клиента. Созданию модели предшествует анализ специфики деятельности организации, требований к автоматизации учета и возможностей программного продукта. На примере модели пользователю объясняется смысл и назначение тех или иных справочников, документов и отчетов. Модель – это пример, из которого можно понять принцип работы программного продукта.

Модель – это подсказка для пользователя. Кроме того, что модель будет являться основой для дальнейшей работы пользователей программного продукта, она так же выявляет необходимость доработки типовой конфигурации.

Если перед пользователем стоят задачи, которые невозможно или неудобно реализовать в типовой конфигурации модели, совместно со специалистами сопровождающей фирмы, пользователем составляется техническое задание на доработку программного продукта. Но в первую очередь, конечно же, анализируется возможность реализации поставленных задач в типовой конфигурации. К сожалению, часто приходилось встречаться с такой ситуацией, когда обнаруживается, что сторонняя организация дописала типовую конфигурацию, не разобравшись в ее возможностях и требованиях пользователя.

Добавили свои объекты, хотя на самом деле можно было обойтись типовыми механизмами, и, соответственно, сэкономить время и деньги. Именно поэтому модели нужно уделить особое внимание. Если индивидуальные доработки не нужны и никакие «хотелки» реализовывать не надо, можем сразу переходить к шагу № 5.

Шаг 3. Доработка конфигурации. Как было замечено выше, этот шаг не является обязательным. Но если необходимость доработки существует, план действий будет следующим:

Составляется и утверждается техническое задание на доработку типовой конфигурации. Вообще, техническое задание представляет собой документ, написанный «языком программистов», т.е. содержащий в себе термины, непонятные обычному пользователю. Поэтому, необходимо также составить функционально-техническую спецификацию (описание требований к конфигурации).

Это документ, написанный совместно пользователем и специалистом предметной области, понятный обычному человеку, но на основании которого можно поставить конкретное задание программисту. Т.е. необходимо подробно описать, какие функции должен нести тот или иной механизм. Например, какую информацию должен содержать документ, какие реквизиты в нем будут указываться, какие проводки или движения по регистрам он должен отражать при проведении.

Шаг 4. Тестирование. Этот шаг предполагает проверку доработанной конфигурации на конкретных данных. Пользователи должны уделить этому этапу особое внимание, потому что только пользователь может знать и предполагать все возможные ситуации и операции, которые должны отражаться доработанными механизмами. Желательно проводить тестирование в несколько этапов:

* Тестирование специалистами сопровождающей фирмы. Цель – проверка механизма работы и соответствия техническому заданию.

* Тестирование пользователями (сотрудниками заказчика). Цель – Отработка как стандартных, так и нестандартных операций, проверка логики работы механизма, выявление дополнительных пожеланий.

Шаг 5. Обучение. Этап, который так же, как и предыдущие, позволит в последствии сэкономить деньги. Конечно же, вся необходимая для начала работы информация содержится в книгах, издаваемых фирмой 1С. Но если до момента внедрения новой программы у пользователей не было опыта работы с программными продуктами 1С, очные занятия не помешают. Обучение может быть организовано в нескольких вариантах:

* Групповые лекционные занятия, которые прослушиваются всеми пользователями с последующим проведением практических занятий

* Индивидуальная работа с каждым пользователем на его рабочем месте и по его задачам

* Занятия в небольших группах пользователей, выполняющих одни и те же должностные обязанности.

В процессе обучения можно чередовать лекционные и практические занятия с контролем знаний. То есть можно организовать тестирование с целью проверки усвоения информации. В результате тестирования выявляются непонятные пользователю вопросы, к ним можно вернуться и пройти эти темы еще раз.

Шаг 6. Текущие консультации. Этап представляет собой не какое-то конкретное законченное действие, а процесс. Обычно во время работы у пользователей возникают некоторые вопросы: почему авансы не зачитываются, почему месяц не закрывается, почему ндс не сходится и так далее. Сопровождающая фирма всегда должна быть готова помочь. В зависимости от сложности вопроса, консультации могут оказываться как по телефону, так и с выездом к клиенту. А для клиентов, находящихся территориально далеко от сопровождающей фирмы, могут быть организованы консультации с использованием технологии «удаленный доступ».

Шаг 7. Закрытие месяца. Исправление ошибок. Для первого закрытия месяца можно пригласить к себе специалистов-консультантов сопровождающей фирмы. Но делать это нужно не для того, чтобы они сами все закрыли без вашего ведома, а для того, чтобы на ваших цифрах показали алгоритм выявления ошибок, логику работы программы и механизм закрытия месяца. Очень важно на этом этапе не просто все закрыть и свести, но составить определенный алгоритм проверки, исправления ошибок в учете, проведения регламентных операций. Важно научиться все это делать, потому что в следующий раз нужно будет проделать ту же работу самостоятельно, ведь чем реже вы видитесь с сопровождающей фирмой, тем эффективнее сопровождение.

Шаг 8. Самостоятельная работа. Завершающий этап. Предполагает своевременное обновление программных продуктов и оказание текущих консультаций только в нестандартных ситуациях и операциях, которые проводятся впервые и вызывают затруднения. Если до этого момента ни один шаг не был пропущен, можно сказать, что мы пришли к идеальному развитию ситуации — организация, внедрившая программный продукт живет самостоятельно и независимо от сопровождающей фирмы. Если используются типовые конфигурации программных продуктов 1С, то даже обновление можно выполнять самостоятельно, используя диски ИТС.

Почему последовательность шагов должна быть именно такая? Почему очень важно выполнять все шаги, а не «прыгать через ступеньки»? Потому что на ошибках учатся, и в нашей практике работы встречалось немало ситуаций, когда к нам обращается организация, до этого момента у нас не обслуживающаяся, с просьбой помочь с восстановлением учета. На первый взгляд, нужны просто текущие консультации, но выясняется, что нужно исправлять все ошибки с начала ведения учета в новой базе. Хорошо, если внедряться начали недавно и не успели много наработать. А если прошло полгода ?

Целесообразно было бы сначала потратить немного денег и времени для того, чтобы в последствии не пришлось исправлять все то, что уже успели сделать. Уж лучше воспользоваться чужим опытом и чужими ошибками — «Умные люди учатся на чужих ошибках» . В завершении своих рассуждений хочу задать только один вопрос: А на чьих ошибках будете учиться вы ?

Желаю успешной работы и правильных решений!

Авг
13

Трудности внедрения и сопровождения информационных систем и пути их решения

1с

Данная статья предназначена для лиц, отвечающих за внедрение и развитие информационных систем (ИС) и высших руководителей компаний. Кратко указываются основные проблемы развития ИС и предлагается инструмент для их решения.

Удачные проекты по разработке и внедрению программного обеспечения для управления и учета позволили многим компаниям добиться значительного сокращения издержек и повышения продаж в разы. Однако, согласно мировой статистике, успешными признается только треть всех проектов. Прочие проекты испытывают те или иные неудачи: превышение бюджета и сроков, неудовлетворительный уровень внедренного функционала. Риск подобных неудач можно значительно снизить надлежащей организацией проекта.

Неудачи проектов являются следствием следующих факторов:

* Недостаточные внимание и поддержка со стороны руководства

* Низкое вовлечение ключевых пользователей в проект

* Расхождение в понимании требований заказчиком и разработчиком

* Постоянно изменяющиеся, нестабильные требования

* Плохое планирование и управление проектом

Практика управления проектами рекомендует следующие, в целом очевидные, действия для достижения успеха проекта:

* Процесс внедрения должен контролироваться и поддерживаться руководителем того уровня, на котором предполагается получить значимый результат от внедрения. В различных ситуациях это может быть менеджер среднего звена, заместитель директора или генеральный директор. Важный момент – следует учитывать, что контроль над проектом отнимает значительное время. По этой причине часто такие задачи делегируются второму лицу компании, с привлечением ведущего руководителя только в наиболее ответственные моменты.

* Ключевые пользователи должны быть вовлечены в проект, чтобы их требования были реализованы должным образом.

* Заказчик и разработчик должны активно общаться для достижения общего понимания требований к разрабатываемой системе. Общение должно документироваться, т.к. в противном случае упускаются важные детали, возникают конфликтные ситуации и снижается общая успешность проекта.

* Проблема нестабильности требований может решаться только путем тщательной их проработки. Но во многих случаях избежать изменения требований невозможно, такие ситуации должны решаться оперативным согласованием изменений между заказчиком и разработчиком.

Для решения задач, связанных с управлением проектом, ответственное лицо должно осознавать все указанные требования, необходимые для успешной реализации проекта, и стремиться их выполнить. Нельзя базироваться на предположении, что приглашенная команда специалистов по разработке и внедрению ИС сможет сделать всё необходимое для организации проекта. Эти люди не могут взять на себе те организующие функции, которые должен выполнять ответственный сотрудник компании-заказчика.

Для человека, в чьи регулярные обязанности не входит контроль и управление проектами по разработке ПО, обеспечение всех перечисленных условий и выполнение множества связанных задач является достаточно серьезной проблемой. В качестве инструмента для её решения предлагается использовать модуль «Монитор сопровождения».

Модуль «Монитор сопровождения»

«Монитор сопровождения» – специальный модуль, предназначенный для организации взаимодействия с ИТ-службами и его документирования. Первая версия модуля была разработана в 2004 году, в настоящий момент подготовлена версия 2.0.2.

Основные функции продукта: обеспечение процессов поддержки и сопровождения пользователей, процесса управления изменениями и доработками ИС. Монитор позволяет наиболее эффективным образом организовывать взаимодействие компании, осуществляющей развитие ИС, с партнером по внедрению.

Выгоды и ограничения использования «Монитора сопровождения»

«Монитор сопровождения» обеспечивает следующие преимущества:

* Повышение качества развития и сопровождения ИС.

* Контроль процесса внедрения и сопровождения.

* Контроль расходов.

Это достигается благодаря выполнению следующих функций:

* Согласование и контроль выполнения требований к доработкам ИС.

* Обеспечение общего регламентированного и документированного канала взаимодействия ИТ-специалистов и пользователей.

* Контроль взаимодействия пользователей и ИТ-специалистов.

Необходимо отметить следующее ограничения по использованию «Монитора сопровождения»: он не подходит в случае построения или перестроения ИС «с нуля». Его использование ориентировано на развитие и сопровождения уже существующих систем. Данный модуль может использоваться с самого начала проекта при условии использования типового функционала одного из решений, предлагаемых 1С и ее партнерами. Если типовой функционал не удовлетворяет требованиям и необходима его значительная адаптация – «Монитор сопровождения» показывает свою эффективность только после проведений этих базовых модификаций.

Использование «Монитора сопровождения» поддерживает следующую логику развития информационных систем, доказавшую свою успешность: изначально производится установка базового функционала информационной системы (типовое решение или проект по разработке уникального решения), затем происходит постепенное добавление и изменение необходимых функций, согласуемое в процессе выполнения доработок ИС. Именно такой подход: активное вовлечение пользователей и разработчиков в согласование небольших порций требований и их быстрое воплощение с контролем со стороны пользователей – позволяет добиться лучших результатов. Противоположный путь: долгое и тщательное составление детальных требований и их полное выполнение в один этап – как правило, приводит к худшим результатам, в связи с неизбежным изменением требований, невозможностью учесть все детали и снижением вовлеченности пользователей в проект.

«Монитор сопровождения» может использоваться не только как инструмент развития ИС, но и как средство организации поддержки пользователей. В этом случае он приводит к снижению затрат за счет контроля за требованиями пользователей и устранения лишних запросов к ИТ-специалистам, и к повышению оперативности и качества поддержки пользователей, благодаря отслеживанию всех вопросов пользователей и оперативному донесению вопросов до ИТ-специалистов.

В заключение еще раз отметим – выделенные основные требования к развитию ИС, функционал «Монитора сопровождения» и предлагаемая логика его использования являются результатом многолетнего опыта и доказали свою эффективность. Компании, применившие указанные принципы в работе настаивали на их документальном закреплении и неукоснительном выполнении со стороны своих ИТ-партнеров, признавая эффективность указанного подхода, и инструмента его реализации – Монитора Сопровождения.

«Монитор сопровождения» является совместным продуктом компаний RG-Soft и 1C.

Авг
13

Простая задача сложного учета НДС в программе «1С:Управление производственным предприятием 8»

1с

Сегодня российский бизнес стал полноправным участником международного рынка и занимает довольно прочное положение в отдельных нишах. Россия является одним из ведущих экспортеров углеводородного сырья, стального проката, цветных металлов. Однако с каждым годом растет число предприятий в технологически сложных отраслях (аэрокосмическая, атомная энергетика, ВПК), занимающихся внешнеэкономической деятельностью.

Это обусловлено как растущим спросом на продукцию российских компаний, так и довольно благоприятными налоговыми режимами. Одной из льгот, которая предусмотрена налоговым законодательством Российской Федерации, является нулевая ставка НДС при осуществлении операций по реализации товаров (продукции) на экспорт. Это позволяет компаниям-экспортерам экономить заметные средства, что особенно актуально во время кризиса.

Однако довольно часто камнем преткновения становятся споры налоговых органов и экспортеров об обоснованности применения нулевой ставки и налоговых вычетов «входного» НДС со стоимости товаров (работ, услуг), использованных при производстве и (или) реализации на экспорт. Правильная организация учета экспортных операций может снять значительное число вопросов.

Решение «1С:Управление производственным предприятием 8» позволяет автоматизировать даже самые сложные ситуации учета НДС, с которыми сталкиваются предприятия-экспортеры в своей практической деятельности:

* определение входящего НДС с товаров, работ, услуг, реализуемых на экспорт и их обособленный учет;

* распределение входящего НДС с косвенных расходов по деятельности, облагаемой ставкой НДС 18 (10%) и 0%;

* подтверждение нулевой ставки НДС и подготовка пакета документов для получения право на вычет по НДС.

Проектный опыт

ОАО «Русское авиационное общество» – пример российского предприятия, преимущественно работающего с экспортными операциями. Компания занимается разработкой, производством и ремонтом авиационной техники, поставками комплектующих изделий и запасных частей. Основными покупателями предприятия являются зарубежные компании.

До начала проекта внедрения «1С:Управление производственным предприятием 8» учет сложного НДС и подготовка комплекта документов для подтверждения нулевой ставки НДС были крайне трудоемкими и требовали постоянного кропотливого контроля со стороны бухгалтерии и менеджмента «Русавиа». Вопрос построения современной информационной системы регламентированного учета стоял довольно остро, предпринимались попытки самостоятельного развития существующих информационных систем на предприятии. Однако в конце 2006 г. руководством компании было принято решение автоматизировать учет с помощью программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». Причиной выбора послужили развитые возможности сложного учета НДС в типовой конфигурации программного продукта.

Для внедрения программного комплекса был выбран Внедренческий центр «Раздолье». Изучив основные бизнес-процессы предприятия, специалисты ВЦ «Раздолье» адаптировали типовой функционал «1С:Управление производственным предприятием 8» и внедрили программный продукт на 15 рабочих мест. В результате проекта были введены в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского и налогового учета, расчета зарплаты, кадрового учета, управления запасами, продажами и закупками, управление денежными средствами, управление производством.

В ходе внедрения особое внимание было уделено разделу «Учет НДС». Специалисты ВЦ «Раздолье», в целях обеспечения прозрачности учета НДС и автоматизации операций с НДС, предложили оптимальную схему работы с минимальными доработками типового функционала программы.

В результате были решены следующие задачи:

* Раздельный учет доходов и расходов, относящихся к деятельности облагаемой нулевой ставкой и обычной ставкой НДС

* Контроль сроков подтверждения применения нулевой ставки НДС

* Определение сумм вычетов НДС относящихся к деятельности облагаемой нулевой ставкой и обычной ставкой НДС

* Восстановление НДС ранее принятого к вычету по деятельности облагаемой обычной ставкой НДС, но позже использованного для экспорта

* Отражение возмещения НДС

* Автоматическое заполнение книги покупок и книги продаж с учетом разных ставок НДС

* Автоматическое заполнение декларации по НДС

Раздельный учет доходов и расходов

Согласно требованиям законодательства предприятия, применяющие разные ставки НДС, обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, относящихся к видам деятельности, облагаемым разными ставками НДС.

В решении «1С:Управление производственным предприятием 8» раздельный учет доходов обеспечивается путем использования аналитики по ставкам НДС на счете учета доходов. В результате при любой реализации фиксируется ставка НДС, по которой оформляется отгрузка.

Когда производится реализация на экспорт, её сумма также сохраняется в отдельном регистре по нулевой ставке НДС, причем отгрузку можно производить непосредственно конечному покупателю или через посредника-комиссионера.

В «1С:Управление производственным предприятием 8» можно организовать и детализированный учет входящего НДС с товаров и услуг.

Зачастую в момент регистрации счет-фактуры на услуги или товары в системе бухгалтер уже знает, относится этот НДС к деятельности по ставке 0% в полном объеме, подлежит распределению по видам деятельности или относится на реализацию по ставке НДС 18%. В типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» существует возможность указывать вид входящего НДС при оприходовании товаров или услуг.

В результате в конце отчетного периода бухгалтер видит, какую сумму принимать к вычету в текущем отчетном периоде в полном объеме, какую отнести на счет НДС по товарам, реализованным по ставке 0% (экспорт) и какая сумма подлежит распределению по видам деятельности. Минимальная доработка сервисных возможностей программы делает подсистему учета НДС абсолютно прозрачной и упрощает механизмы подготовки и проверки отчетности по НДС.

Подготовка пакета документов для подтверждения реализации по ставке НДС 0% в каждом отчетном периоде осуществляется для тех реализаций по ставке 0%, у которых период от даты их отгрузки (даты помещения товаров под таможенный режим экспорта) до даты подтверждения ставки НДС 0% составляет 180 дней.

Для упрощения подбора таких документов в каждом отчетном периоде специалистами ВЦ «Раздолье» в типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» предусмотрены следующие изменения:

– в документах отгрузки появился дополнительный реквизит – «Период подачи декларации»;

- добавлена возможность автоматического заполнения регламентных документов подсистемы «НДС» («Подтверждение нулевой ставки НДС», «Формирование записей книги покупок (при предъявлении к вычету НДС 0%) с отбором по периоду подачи декларации.

Авг
13

Как перейти на «1С:Предприятие 8». Нужно ли вообще переходить на «восьмерку»?

1с

Наш ответ конечно – «Да»!

Согласно японской мудрости, «если ты не становишься лучше, ты становишься хуже». Это особенно актуально в условиях постоянно растущей конкуренции на рынке.

Основные преимущества 1С:Предприятие 8 для предприятия в целом:

* Ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе.

* Все системы налогообложения доступны в одной базе.

* Контролировать выполнение требований ПБУ 18/02 теперь намного проще.

* Партионный учет.

* Отчеты строятся быстро, за счет технологии обработки больших массивов данных.

Основные преимущества для вас лично – Работать стало удобнее:

* Индивидуальная настройка инструментов, колонок и панелей

* Автоматическое формирование последовательности документов

* Планировщик отчетности

* «Монитор бухгалтера» – вся актуальная для вас информация на одном экране

* «Экспресс-проверка ведения учета» – поиск ошибок за вас до документа и проводки и рекомендации по их устранению

* Контроль заполнения реквизитов – не позволяет ошибаться!

* Существенное расширение функционала для сложных случаев ведения учета

* Косвенные затраты – распределение по вашему желанию.

* Множество приятных мелочей для работы бухгалтера

Новая платформа значительно экономит Ваше время, а следовательно и Ваши деньги!

Как организовать переход?

Организация перехода включает построение алгоритма переноса данных и выбор инструментов для реализации этого алгоритма. Полностью универсального порядка действий, подходящего для любого предприятия не существует. Можно выделить следующие факторы, влияющие на алгоритм перехода: время начала ведения учета в новой программе, наличие доработок в текущей версии вашей конфигурации, необходимость сохранить историю хозяйственных операций за прошлые периоды. В зависимости от сочетания перечисленных факторов, стратегия переноса данных может быть различной. Наиболее интересными для рассмотрения являются проекты перехода, если они включают процессы переноса бухгалтерских остатков. Поэтому в данной статье мы всесторонне рассмотрим проект перехода на новую платформу в отношении конфигурации 1С:Бухгалтерия.

Совет от компании RG-Soft: Начинать работать в новой программе учета лучше всего с 1-ого января нового года. Связано это с тем, что большинство налогов рассчитывается нарастающим итогом. Следовательно, чтобы не изобретать средства корректного переноса накопленных итогов, старайтесь привязать начало работы в программе к началу отчетного периода по налогам. Разумеется, можно начинать работу и с начала квартала и даже с начала следующего месяца, но такой переход традиционно влечет за собой более значительные затраты.

Давайте разберем самые распространенные ситуации.

1. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе сформированы правильные остатки на счетах.

Это самые выгодные условия для переноса данных. Потребуется лишь обновить конфигурацию 1С:Предприятие 7.7 до последней версии и воспользоваться встроенной в 1С:Предприятие 8 обработкой «Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7». Даже непрофессиональный пользователь сможет, следуя инструкциям на форме обработки, перенести остатки по счетам и справочную информацию. Эта операция займет некоторое время, в зависимости от объема накопленной информации, но может быть без труда выполнена самостоятельно.

Этот вариант чрезвычайно прост и понятен, однако на практике применим редко. Сформировать правильные остатки в старой программе непосредственно к началу работы в новой программе возможно лишь в ряде небольших компаний и то при условии, что вся «первичка» за прошедший период предоставлена и внесена в программу. Чаще всего закрытие старых сделок прошлого периода в программе производится к моменту сдачи отчетности по НДС (20 января), а в отдельных случаях этот процесс может растянуться и на более длительный срок. Возникает вторая распространенная ситуация.

2. Переход осуществляется с нового года, с типовой конфигурации и в момент перехода в старой программе нет правильных остатков на счетах.

К статье РГ-софт

В зависимости от обстоятельств, в данной ситуации также можно действовать различными методами. Суть этих методов сводится к работе в двух программах одновременно. Во время «переходного периода» сотрудникам приходится закрывать прежние сделки в старой программе и начинать вносить документы по новым сделкам в новую систему. Наглядно данная ситуация отображена на рисунке 1. Наличие такого периода в проекте перехода является стандартной практикой, и пугаться его нет причин. Чтобы преодолеть данный период с наименьшими потерями можно пользоваться следующими стратегиями.

o Перенести остатки «как есть» на начало года и вести учет на основе этих данных, как и в первой предложенной ситуации. По крайней мере, в программе будет информация об остатках средств и количестве товаров на складах. Однако, как только верные остатки в «семерке» будут получены, необходимо незамедлительно скорректировать их «задним числом» и в «восьмерке».

o Альтернативным вариантом является отказ от переноса некорректных остатков и внесение первичных документов по новым сделкам в «восьмерку» без последующего их проведения. В таком случае не важно, есть в программе остатки или нет, непроведенные документы никаких движений по счетам не сделают. Так нужно действовать до получения корректных остатков в 1С:Предприятие 7.7. Далее полученные остатки переносятся в новую программу на начало года. Завершающим шагом становится последовательное проведение внесенной в новую программу за переходный период «первички» при помощи встроенной обработки «Групповая обработка справочников и документов».

В описанных двух ситуациях рассказано как можно действовать, если удалось начать работать в новой программе с января нового года. Вместе с тем, год — довольно длительный срок и случаются ситуации, когда возникает потребность начать работу в новой базе с середины года или в другой момент времени.

3. Переход осуществляется с середины года с типовой конфигурации.

Восьмая версия программы поддерживает ряд важных для ведения учета механизмов, работоспособность которых зависит от данных, вносимых в документы в течение года. Среди таких механизмов уже упомянутый расчет налогов нарастающим итогом, алгоритм распределения косвенных расходов и прочие процедуры, относящиеся к закрытию месяца. Именно из-за этих особенностей в данной ситуации невозможно перейти на новую программу также легко, как в первых двух случаях. Для максимального сокращения вероятности возникновения ошибок при переносе можно пользоваться следующими рекомендациями.

* Начать работу если не с начала года, то хотя бы с начала квартала.

* Перенести остатки на начало года.

* Перенести все первичные документы за текущий отчетный период (год) в новую систему и восстановить данные бухгалтерского и налогового учета с помощью групповой обработки справочников и документов.

Совет от компании RG-Soft: По сравнению с седьмой версией платформы, в восьмую было добавлено множество новых механизмов для автоматизации бухгалтерского и налогового учета. В связи с этим, чтобы начать работать в новой программе с середины года нужно воспроизвести все хозяйственные операции с помощью типовых документов.

Поскольку даже за один квартал в компании может формироваться несколько тысяч документов, мы также советуем Вам воспользоваться автоматизированными средствами переноса данных.

Такими средствами могут быть:

1. Типовое решение «1С:Конвертация данных». Данный программный продукт можно использоваться для переноса информации между любыми конфигурациями на платформе 1С. В нашем случае, для выгрузки документов из 1С:Бухгалтерии 7.7 в 1С:Бухгалтерию 8.

2. Нетиповые разработки фирм Франчайзи. У многих компаний, в том числе и у нашей, существуют отработанные методики для решения данной задачи, что позволяет существенно сократить время и бюджет работ по переносу данных.

4. Переход с типовой конфигурации с дополнительным переносом документов прошлого периода.

Отдельно отметим, что существуют компании, ведущие чрезвычайно длительные (более года) отношения по договорам с контрагентами. Руководство таких компаний заинтересовано в наличии «истории» своих хозяйственных операций в программе. Наличие в новой программе документов, введенных в старой программе, позволяет пользователям легко и быстро отслеживать взаимоотношения по конкретным договорам/сделкам.

Реализовать такой перенос возможно с использованием тех же механизмов, что и в предыдущей ситуации. Отличием данного процесса является отсутствие необходимости переносить все документы, можно ограничиться переносом только нескольких видов документов, а остатки по остальным счетам вводятся через стандартные обработки. При этом дополнительные перенесенные документы обычно оставляют непроведенными.

Совет от компании RG-Soft: Хотя документы за прошлый период перенести из старой программы в новую возможно, такой перенос приводит к заметному увеличению размеров базы, а следовательно и размеров обрабатываемых таблиц. Это в свою очередь может спровоцировать замедление работы системы. Поэтому использовать этот вариант перехода без крайней необходимости не следует. Перенесенные из прошлых периодов документы рекомендуется оставлять непроведенными, чтобы содержащаяся в них информация не влияла на текущую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Используйте документы прошлого периода только в качестве справочной информации.

5. Переход с нетиповой конфигурации на платформе 1С:Предприятие 7.7.

Описанные выше варианты применяются при переходе с типовой конфигурации 1С:Предприятие 7.7, но на практике нередко приходится сталкиваться с доработанными конфигурациями. Организация перехода в этой ситуации — особый вариант, заслуживающий рассмотрения.

В зависимости от характера внесенных в программу изменений существуют следующие технологии переноса данных.

* Если конфигурация изменена незначительно и в основных механизмах похожа на типовое решение 1С, можно как и в предыдущих вариантах воспользоваться типовыми средствами перехода. Потребуется лишь настроить или незначительно доработать их под Вашу программу. Пожалуй самым испытанным и надежным средством является упомянутая уже «1С:Конвертация данных». Данный инструмент потребует от пользователя определенных навыков работы, однако с его помощью возможно организовать автоматизированный перенос объектов между конфигурациями. В данной ситуации это справочная информация и документы, если необходимо.

* Если за годы использования конфигурация переработана коренным образом, то настройка типовых инструментов переноса может оказаться более трудозатратной, чем написание собственных обработок для этих целей. Аналогичная ситуация возникает и в случае организации перехода с программы учета, не связанной с платформами 1С. Осуществить такой переход тоже возможно, но заранее придумать универсальный обмен не получится. В каждом конкретном случае нужен индивидуальный подход к проблеме.

Совет от компании RG-Soft: В случае работы с типовой или незначительно измененной конфигурациями, используйте стандартные средства, давно разработанные и многократно проверенные. Если есть необходимость, специалисты нашей компании с удовольствием помогут Вам разобраться в типовых средствах переноса. Если конфигурация переработана под Ваши нужды и не является типовой или не относится к 1С вовсе, нужно уделить больше времени продумыванию тонкостей перехода. Наша компания может предложить свои наработки по переносу данных через файлы различных форматов, таких как dbf, xls, xml.

Авг
13

Делопроизводство в 1С

1с

Предполагаю, что делопроизводством на фирме обычно занимается секретарь. Не так ли?

Насколько я знаю работу секретаря, то в ней можно выделить три функции:

* Общение с посетителями офиса

* Работа с коммуникационными инструментами

* Обработка документации

По этой схеме и пойдём.

Общение с посетителями офиса

Здесь я могу секретарю помочь опосредованно, так сказать. Скажем, если посетитель пришёл к шефу, и секретарю нужно сделать для гостя кофе, то программа “1С” врядли поможет в этом. Тем не менее, секретарь может пребывать в хорошем настроении, а также располагать интересной информацией, благодаря разделу “Ссылки”.

* Ссылки по делопроизводству

* Полезные ресурсы сети Интернет

Работа с коммуникационными инструментами

Под коммуникационными инструментами я понимаю телефоны, факсы и программы для общения в сети Интернет.

Про улыбку и хорошее настроение, которые требуются секретарю при телефонном общении, мы уже говорили в предыдущем пункте, поэтому повторяться не буду.

Что касается автоматизации работы с факсами, то я могу секретарю посоветовать программу “VentaFax”. Программа удобна и многофункциональна. А мне эта программа особенно понравилась тем, что в ней факсы можно создавать прямо из 1С.

Например, нужно отправить счёт-фактуру по факсу. Находясь в 1С, можно нажать специальную кнопочку, и автоматически в программе “VentaFax” создастся факс с печатной формой счёта-фактуры. Удобно ведь? Другие программы (из мне известных), такого делать не умеют.

Также внимания заслуживают программы, позволяющие общаться с клиентами фирмы через Интернет (естественно, если имеется доступ в Интернет). Такие программы ещё называют Интернет-пейджерами. Мне очень нравится программка “QIP” (Quiet Internet Pager), как альтернатива программе “ICQ”. Программа “QIP” предельно проста, не содержит никакой рекламы и бесплатна.

* Скачать офисные программы

Обработка документации

Да, документов у секретаря много. И факс отправь/прими, и доверенность выпиши, и договор составь, и исходящую документацию зарегистрируй, и входящую документацию обработай. Вот здесь-то 1С и может секретарю пригодиться.

Авг
13

Логистика в 1С

1с

По моему мнению, самое главное и самое сложное в бизнесе – это идея. Идея о потребности потребителей, за удовлетворение которой эти потребители готовы платить деньги. Я не буду сейчас рассуждать о том, что потребности у потребителей можно создавать искусственно. Я хочу говорить о честном маркетинге.

В рассылке Михаила Кирсанова “Как стать богатым или Дневник будущего миллионера” я однажды прочитал такую заметку:

Что такое философия маркетинга, глубоко внедренная в фирме? Это значит – сначала придумай, как соврать так, чтобы покупатели заплатили много денег. А потом используй свои организационные и финансовые ресурсы, чтобы сделать это вранье правдой. Мошенничество отличается от честного маркетинга лишь тем, что при мошенничестве не заморачиваются с реализацией мечты, а берут деньги за нее в чистом виде, а при честном маркетинге – еще и реализуют.

Так вот. Если мы говорим о честном маркетинге, то именно логистики занимаются реализацией мечты, созданной маркетологами в умах потребителей. Согласны со мной? И задача эта – не из лёгких.

Для того, чтобы облегчить работу логистика, на предприятиях используются различные методы автоматизации. Если предприятие торгует товарами, то основные задачи отдела логистики выражается в следующем:

* ведение складского учёта

* обеспечение наличия товара на складе

* учёт заявок покупателей на покупку товара

* резервирование товара

1C – Фирма

1C – Фирма

Prime RSS - Крупнейший каталог блогов, новостных лент и RSS

Русские темы для WordPress. Бесплатные шаблоны для блогов WordPress на любой вкус